اهمیت و کاربرد نرم افزار حضور و غیاب

اهمیت و کاربرد نرم افزار حضور و غیاب

سیستم‌های حضور و غیاب نقش مهمی در مدیریت و نظارت بر کارکنان دارند. امروزه زمان ثبت دستی و مدیریت سنتی ورود و خروج پرسنل به پایان رسیده است. یک سیستم حضور و غیاب، ابتدا ترددها را به صورت اتوماتیک ثبت و ذخیره می کند، سپس پردازش های لازم را انجام می دهد. اطلاعات حضور و غیاب به صورت مستند در نرم افزار نگهداری می شود و در هر زمان در دسترس خواهدبود. با ارائه اطلاعات پردازش شده به صورت گزارش های متنوع، این نرم افزارها، نقش مهمی در ارزشیابی و نظارت بر عملکرد کارکنان ایفا می‌کنند.

بنابراین سیستم حضور و غیاب راهکاری برای ثبت و ذخیره سازی زمان ورود و خروج کارکنان و ارائه گزارشهای آماری متنوع جهت مدیریت بهتر بر عملکرد پرسنل می باشد.

وقتی از سیستم حضور و غیاب صحبت می کنیم،‌ ذهن بیشتر افراد به سمت دستگاه حضور و غیاب می‌رود و خبری از نرم افزار در ذهن ها نیست. کاربران و خریداران سیستم های حضور و غیاب ‌هنگام خرید، بیشتر مشخصات دستگاه سخت افزاری حضور و غیاب را پیگیر هستند و برخی اصلاً توجهی به نرم افزار ندارند و یا اهمیت چندانی به آن نمی دهند.

تفاوت دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار حضور و غیاب

دستگاه های حضور و غیاب، تنها تردد (ورود و خروج) کارکنان را ثبت می کنند. بقیه پردازشها بر عهده نرم افزار حضور و غیاب است. در واقع اهمیت یک نرم افزار حضور و غیاب خوب از دستگاه حضور و غیاب بیشتر است. برای درک بیشتر اهمیت نرم افزار حضور و غیاب، کافی است به این نکته توجه داشته باشید که سیستم های حضور و غیاب به سمت نرم افزارها و اپلیکیشن های آنلاین و تحت وب بدون نیاز به دستگاه حضور و غیاب پیش می روند.

تعریف نرم افزار حضور و غیاب:

نرم افزار حضور و غیاب برنامه ای است که اطلاعات تردد کارکنان را از دستگاه حضور و غیاب یا هر وسیله دیگری (مانند گوشی هوشمند) دریافت می کند و پس از انجام اصلاحات و پردازش های لازم آن را به انواع گزارش قابل استفاده مدیران، امور اداری، امور مالی (حقوق و دستمزد) و… تبدیل می‌کند.

وظیفه دستگاه حضور و غیاب ثبت ساعات کاری و ورود و خروج کارکنان است. در مقابل وظیفه پردازش و محاسبات بر روی اطلاعات ورود و خروج، ارائه گزارش و همچنین برقراری ارتباط با دیگر نرم افزارها از جمله نرم افزار حقوق و دستمزد، نرم افزار پرسنلی و… بر عهده نرم افزار حضور و غیاب است.

برای محاسبات حقوق می توان اطلاعات و داده های موجود در دستگاه حضور و غیاب را بدون دخالت نرم افزار حضور و غیاب به نرم افزار حقوق و دستمزد داد، اما این اطلاعات دستگاه حضور و غیاب، خام است و شاید نیاز به ویرایش داشته باشد. مثلاً‌ً ممکن است فردی برای ورود در یک زمان به اشتباه دو تردد ثبت کند، یا شخصی ثبت تردد خود را فراموش کند و یا موفق به ثبت ورود یا خروج نشود. از طرف دیگر اطلاعاتی مانند مأموریت و مرخصی روزانه در دستگاه حضور و غیاب ثبت نمی گردد. بنابراین استفاده از ابزاری جهت انجام این ویرایش ها ضروری است. این ابزار همان نرم افزار حضور و غیاب است. 

یک نرم افزار حضور و غیاب به طور کلی از سه بخش اصلی تشکیل شده است:

1- اطلاعات پایه و اولیه 

در این بخش اطلاعات اولیه مانند مشخصات شرکت،‌ انواع استخدام‌ها، اطلاعات و مشخصات پرسنلی،‌ تعریف شیفت های کاری،‌ تعیین حداقل و حداکثر اضافه کاری و تعطیل کاری، تقویم، روزهای تعطیل و… تعریف می‌شود.

2- ویرایش ها و محاسبات

جهت حذف، ثبت و ویرایش دستی ترددها، ثبت مأموریت و مرخصی ها و انجام محاسبات از این بخش استفاده می شود.

3- تهیه خروجی و گزارش گیری

تهیه فایل خروجی برای سیستم حقوق و دستمزد و تهیه گزارش های متنوع کارکرد فردی،‌ گروهی، روزانه، هفتگی و ماهانه، گزارش مأموریت،‌ مرخصی،‌ غیبت و… در این بخش انجام می شود.

بيشتر شرکتهای تأمین کننده سیستم های حضور و غیاب هنگام فروش دستگاه حضور و غیاب،‌ یک نرم افزار حضور و غیاب ساده به صورت رایگان ارائه می دهند. این نرم افزار رایگان معمولاً جوابگوی نیاز کسب و کارهای کوچک خواهد بود. اما اگر سازمان شما بسیار گسترده بوده و نیازها و چهارچوب های کاری متنوعی دارد،‌ دراینصورت نیاز به یک نرم افزار پیشرفته تر خواهید داشت که باید برای داشتن آن هزینه‌ای متقبل شوید.

خوشبختانه نرم افزارهای حضور و غياب خوبی توسط برنامه نویسان حرفه ای داخلی نوشته شده است و تمامی نیازهای هر کسب و کاری توسط آنها برآورده می شود. فقط کافی است بر اساس نیازهای سازمان خود انتخابی درست داشته باشيد.