چه سازمان هایی به اتوماسیون اداری نیاز دارند؟

در این مقاله درباره کاربردهای اتوماسیون اداری در سازمان و مزایای استفاده از آن به عنوان یک ابزار همکاری و افزایش بهره‌وری در سازمانها صحبت می شود. سازمان‌ها متشکل از افرادی هستند که در راستای اهداف سازمان با یک دیگر همکاری کرده و هرکدام وظایف خود را چه به صورت فردی و چه به صورت گروهی با یکدیگر هماهنگ نموده تا در نهایت به نتیجه مطلوب دست یابند.

در هر سازمان برای اینکه افراد بتوانند با یکدیگر تعامل بهتری داشته و وظایف و کارهای روزانه خود را به نحو احسنت مدیریت کنند؛ نیازمند ابزاری هستند که این نیازها در آن گنجانده شده باشد؛ سیستمی که از طریق آن افراد سازمان بتوانند در عین همکاری با هم، به راحتی کارها و امور محوله خود را مدیریت کنند. در واقع این ابزار باید به گونه‌ای باشد که باعث افزایش کارایی و هم‌افزایی درون سازمان شود. به طوریکه گروه‌های سازمان با همدیگر بهتر تعامل داشته باشند و امور سازمان بهتر انجام بگیرد.

در صورت مشاهده نشانه هایی که در ادامه مطلب به آنها اشاره شده است، می توانیم متوجه شویم که سازمان ما به تهیه ابزاری برای مدیریت بهتر افراد و امور سازمان و به زبانی دیگر به اتوماسیون اداری نیاز دارد.

• کارها به موقع انجام نمی‌شود.

فراموشی انجام کارها، از جمله مشکلاتی است که امروزه سازمان‌ها به آن دچار هستند و در صورت عدم وجود ابزار مدیریتی مناسب پس از مدتی بسیاری از کارهای تعریف شده در لابه‌لای امور روزمره سازمان فراموش می شوند و یا افراد سازمان منتظر انجام آن کارها از سوی دیگر اعضای سازمان هستند. در نتیجه همواره کارها با تاخیر انجام می‌شوند.

در چنین مواقعی وجود ابزاری که بتوان در هر زمان و در هر مکانی به راحتی کارها را به صورت رسمی در آن تعریف و به افراد مختلف در سازمان ارجاع داد و برای هر کار به صورت جداگانه نیز یادآور تنظیم کرد الزامی است.

• نیاز مداوم به حضور فیزیکی در واحدها برای پیگیری کارها

اگر شما هم در سازمانتان با این مشکل روبرو هستید که به صورت مداوم باید به افراد و واحدهای مختلف سر زده و وضعیت پروژه‌ها و کارهای مختلف را حضوری و به صورت فیزیکی پیگیری کنید؛ می‌توانید به راحتی با ابزار اتوماسیون اداری این مشکل را رفع کنید و بدون نیاز به حضور فیزیکی در واحدها، امور مربوطه را پیگیری کنید و در جریان اقدامات صورت گرفته قرار بگیرید.

• عدم دسترسی به موقع به اطلاعات موردنیاز

از جمله موارد دیگری که در بسیاری از سازمان‌ها وجود دارد، عدم دسترسی راحت و به موقع به اطلاعات است.

معمولاً اطلاعات در سازمان‌ها بر روی سیستم‌های شخصی افراد یا به صورت برگه‌های کاغذ و موجود در پوشه‌ها و زونکن‌های بایگانی شده و یا به صورت‌هایی مانند لوح‌های فشرده، فلش دیسک‌ها  ذخیره‌ شده اند. در بسیاری از مواقع یافتن اطلاعات موردنظر در میان آن‌ها و در یک زمان مناسب کار دشواری است و مدیران و افراد سازمان در اکثر مواقع با این مشکل روبرو هستند. گاهی دسترسی سریع به برخی اطلاعات، ضروری است ولی به دلایل ذکر شده این امکان وجود ندارد و بنابراین سازمان دچار ضررهای سنگین و غیرقابل جبران می‌شود.

رفع این نیاز یکی از مهمترین کاربرد های اتوماسیون اداری است. این نرم‌افزار ابزاری است که به وسیله آن سازمان‌ها می‌توانند به راحتی نامه‌ها، اسناد، قراردادها، صورتجلسات و بسیاری از اطلاعات دیگر را به صورت اصولی ذخیره کنند و در کوتاه‌ترین زمان ممکن به راحتی به آن دسترسی داشته باشند.

• عدم دسترسی به اطلاعات در صورت در دسترس نبودن شخص مسئول

در صورتی که شما به عنوان مدیر سازمان در یک روزی کاری و حتی در یک روز تعطیل در سازمان حضور دارید و به اطلاعات یک نامه خاص و یا یک قرارداد خاص نیاز داشته باشید، چون شما در جریان آن نامه نبوده‌اید و یا نسخه‌ای از آن نامه یا آن قرارداد ندارید؛ باید حتماً شخص مسئول و مرتبط به آن نامه یا قرارداد در سازمان حضور داشته باشد تا بتواند اطلاعات مورد نیاز شما را در اختیارتان قرار دهد.

در برخی مواقع نمی‌توان انتظار داشت افراد سازمان همواره در دسترس باشند و ممکن است به هر دلیلی از جمله مبتلا شدن به بیماری، مسافرت، ماموریت خارج سازمان و… فرد موردنظر در دسترس نباشد. در این مواقع نیز دسترسی به اطلاعات موردنیاز امکان‌پذیر نخواهد بود و یا بسیار دشوار و زمان‌بر است.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری براساس سطح دسترسی افراد می‌تواند این قابلیت را در اختیار مدیران قرار دهد که جستجوی درون سازمانی داشته و اطلاعات موردنیاز خود را بدون نیاز به حضور شخص خاصی در سازمان بدست آورند.

• مضطرب بودن سازمان از گذر زمان

برخی مواقع دستوری توسط مدیران در سازمان صادر می‌شود که ما مسئول پیگیری و حل آن مسئله هستیم. اما به دلیل برخی مشکلات و مسائل پیش‌بینی نشده ممکن است ما نتوانیم در موعد مقرر، کار محول شده را انجام دهیم. ممکن است حتی نتوانیم به مدیران و افراد مسئول دسترسی داشته باشیم که به آن‌ها مشکلات و مسائل پیش آمده را گزارش کنیم. در چنین مواقعی معمولاً تمامی تقصیرات متوجه شخص ما می‌شود و مدیران، ما را مقصر انجام نشدن کار مربوطه می‌دانند.

ابزارهای اتوماسیون کسب‌وکار مانند اتوماسیون اداری به ما کمک می‌کنند تا اضطراب در سازمان خود را کم کنیم و در همان زمان مشکلات و مسائل به وجود آمده را در سیستم، ثبت و گزارش کنیم تا بتوانیم به راحتی از خود دفاع کنیم. در واقع یکی از کاربرد های نرم‌افزار اتوماسیون اداری کاهش اضطراب زمانی در سازمان است.

• عدم امکان تعیین مناسب شاخص‌های ارزیابی و بهره‌گیری از آن

یکی از موضوعات مهمی که سازمان‌ها به آن احتیاج دارند وجود ابزاری برای تعیین میزان عملکرد افراد سازمان و همچنین استخراج شاخص‌های ارزیابی عملکرد از طریق آن است.

یکی از مهمترین قابلیتها و کاربردهای اتوماسیون اداری، گزارش‌گیری های مختلف و استخراج شاخص‌های کارایی و عملکردی مانند سرعت پاسخ‌گویی، میزان حجم کاری و… است. با این نرم‌افزار می توان گزارش‌های شخصی‌سازی شده موردنیاز هر سازمان را تهیه کرده که این گزارش‌ها می‌تواند در تعیین شاخص‌های ارزیابی عملکرد به کار برده شود.

• دفاتر و یا زیرمجموعه‌های سازمانی متعدد و مجزا دارید و مدیریت یکپارچه آن‌ها دشوار است.

بعضی از سازمان‌ها به صورت هلدینگ و شامل چند شرکت و یا سازمان زیرمجموعه مجزا هستند. شرکتهای زیرمجموعه هرکدام در نقاط مختلف جغرافیایی قرار دارند و یا حتی برخی سازمان‌ها دفاتر کاری و یا شعبه‌های زیادی دارند که در بخش‌های مختلف شهر، استان، کشور و یا حتی جهان قرار دارند.

در این مواقع، به علت پراکندگی شرکتهای زیرمجموعه، مدیریت آن‌ها بسیار سخت تر از مدیریت یک مجموعه متمرکز است.

در این حالت شما نیاز به ابزاری دارید که بتوانید این مجموعه‌ها را بصورت یکپارچه به هم متصل نموده و داده‌ها و اطلاعات متمرکز و واحدی داشته باشید که بتوانید به راحتی کارهای مختلف را در سازمان‌های خود رهگیری کنید. و کارها را به صورت الکترونیکی یکجا نظارت و مدیریت نموده و گزارش‌های یکپارچه‌ای را تهیه کنید که شما را در جریان پیشرفت و عملکرد سازمان خود قرار دهد.

نرم‌افزارهای اتوماسیون کسب‌وکار از جمله اتوماسیون اداری، علاوه‌بر گردآوری و ذخیره‌سازی اطلاعات به عنوان یک ابزار همکاری و تعامل سازمانی شناخته می شود. از جمله کاربردهای اتوماسیون اداری صرفه‌جویی در زمان، کاهش هزینه‌ها و در نتیجه افزایش بهره‌وری سازمانی است. همچنین دستاوردهای چشم‌گیری برای مدیران، کارشناسان، کارکنان دبیرخانه و بایگانی، ارباب رجوع یک سازمان به دنبال خواهد داشت.